Esther Dyson est la papesse du capital-risque. Américaine, elle connaît également l’Europe sur le bout des doigts. Sa lettre d’information, Release 1.0, est une référence pour tous les acteurs de la nouvelle économie.

J’espère que vous avez passé de bonnes fêtes ! Personnellement, j’ai passé une grande partie de mon temps à m’occuper - lire, effacer, répondre - d’environ 3 500 courriers électroniques, et je n’en suis, aujourd’hui, qu’à la moitié. En lisant tous ces messages (désolée si l’un d’entre eux, toujours sans réponse, est de vous), j’ai pensé à un paquet de conseils pour leurs auteurs.

Bien sûr, j’écris alors que j’ai déjà commis l’un des pêchés principaux du mail : ne pas répondre... Alors prenez ce texte pour ce qu’il veut être : l’avis de quelqu’un qui, loin d’être parfait, essaye de transmettre des conseils pratiques. Aussi peu glorieuse qu’elle soit, mon expérience personnelle pourrait être un avant-goût du futur : au rythme où cela va, TOUT LE MONDE aura bientôt trop de mails...

Votre pari n’est pas de résoudre les problèmes de votre correspondant, mais de lui faciliter la lecture et le traitement de VOTRE message. Alors, vous devez penser, non seulement à ce que vous écrivez, mais aussi à comment cela sera lu.

Supposons que vous écriviez à Alice : il s’agit d’une personne très occupée, faisant des tonnes de choses. Quand elle reçoit un message à propos d’un « conseil d’administration », elle se demande de quel conseil on lui parle. Quand le message vient de rob293@aol.com ou juan@hotmail.com ou même frg@ytp.se, elle s’interroge. Si le courrier dit : « Oui, c’est une super idée, merci de la faire suivre et je préviens Juan », elle est encore plus intriguée. De quelle idée parle-t-il ? Qui est Juan ? Que doit-elle faire suivre ?

Maintenant, vous allez me dire qu’Alice devrait être plus organisée. Qu’elle devrait se souvenir des gens avec lesquels elle correspond et, en résumé, qu’elle devrait être moins comme vous, ou moi, ou n’importe quelle personne normale. Mais vous ne pouvez pas changer Alice. Tout ce que vous pouvez faire, c’est lui rendre la tâche plus facile quand elle répond à votre courrier, plutôt qu’à une autre mail. Voici comment :

Un sujet avec du sens

Comme un livre a besoin d’une couverture avec un titre, un message électronique a besoin d’un « sujet ». « Bonjour » est peut-être suffisant (et même, qui sait, attendu) pour votre mère, mais pour la plupart des lecteurs, c’est énervant. Bonjour quoi ? Indiquez au lecteur le sujet de votre message - une réunion, une présentation, une opportunité. Et si votre message est à propos de rien, vous ne devriez peut-être pas l’envoyer ! S’il y a une date en jeu, mettez-la dans le sujet. Cela aidera le lecteur à mesurer le degré d’urgence. Si c’est un lieu qui est en cause, citez-le. Alice voyage beaucoup.

Quelques erreurs habituelles : outre de laisser le sujet en blanc, quelques bévues classiques prouvent que le rédacteur a essayé de réfléchir, sans y parvenir. L’une d’entre elles consiste à titrer le mail ainsi : « Un message pour Alice ». Alice a conscience que c’est pour elle : c’est sa boîte aux lettres... (De temps à autre, il peut vous arriver de mettre le nom de quelqu’un, ou d’une entreprise, dans le sujet du message ; soit pour les gens qui vont en recevoir une copie, soit pour montrer que ce n’est pas un spam massif). Une autre erreur classique est d’écrire quelque chose de vague, comme « bonjour », « salut », « demande » (demande de quoi ?), « Important » (s’il vous plaît, laissez le lecteur en être juge !). En revanche, « Urgent de signer les documents de Wizard Corp » est un message précis et qui a du sens.

Ce que vous voulez

Une fois que vous avez indiqué à Alice le thème de votre message, dites-lui ce que vous souhaitez d’elle. Doit-elle confirmer le rendez-vous ? Lire le business plan dans l’idée d’y investir ? Lire le curriculum vitae dans l’idée d’en tester les failles ? Vous envoyer de l’argent (si c’est votre mère) ?

Quand souhaitez-vous que cela se fasse ? Cette partie-là est la plus compliquée. Car, bien sûr, vous voulez une réponse rapide. Mais vous ne voulez pas que votre interlocuteur se dise « Oh, zut, j’ai déjà dépassé la limite », et finalement ne réponde pas. Il faut être aussi précis que possible : « Le plus tôt est le mieux, mais le vainqueur sera choisi lundi. »

Vous savez ce que vous voulez, mais Alice, en jetant un œil sur ses mails, ne doit pas faire un effort particulier pour comprendre ce dont il s’agit. Si elle n’efface pas votre message, il se peut, si le sujet est vague, qu’elle ne l’ouvre pas à nouveau avant très longtemps (Noël prochain ?).

Conservez l’historique

Quand Alice lit votre message, elle peut avoir oublié celui auquel vous répondez, celui qu’elle a envoyé il y a très longtemps. La plupart des logiciels de courrier électronique conservent et insèrent automatiquement dans votre mail le texte auquel vous répondez, mais pas tous (essayez pour vérifier : copiez l’un de vos messages et envoyez-le vous pour voir). Du coup, après plusieurs échanges entre deux personnes, le texte commence à devenir compliqué ; utilisez votre bon sens et supprimez la fin du message, en laissant seulement les phrases utiles à la compréhension du contexte.

L’abus de pièce attachée

Les attachements sont utiles pour envoyer des documents longs, formatés, mais ils ne remplacent pas le texte du mail. L’ouverture du document joint nécessite un certain temps. Souvent, Alice utilise ces précieuses secondes pour ouvrir un autre courrier, en reportant à plus tard l’examen des pièces jointes.

Si vous joignez quand même un document, expliquez bien ce dont il s’agit : un communiqué de presse (à propos de quoi ?), un business plan, un curriculum vitae (cette période de vacances a vu une recrudescence de cartes de Noël sans intérêt, du genre de celles que l’on peut envoyer sur du papier. Alice préfère largement un message court d’un ami. Elle sait parfaitement combien c’est simple de mettre un fichier image en pièce jointe et de l’envoyer à tout son carnet d’adresses, et cela ne l’impressionne pas du tout !).

Enfin, il faut savoir qu’aujourd’hui, un document joint peut transporter un virus. Aussi, Alice n’ouvre jamais un fichier sans savoir précisément ce qu’il contient : un business plan avec une présentation, une description de produit. Et elle n’ouvre JAMAIS un fichier exécutable (.exe) sans demander à l’expéditeur ce dont il s’agit. Pour l’instant, elle a évité d’avoir le moindre virus - tout en en découvrant quelques-uns ! La vieille règle de base - ne jamais ouvrir une pièce jointe envoyée par quelqu’un que vous ne connaissez pas - n’est plus bonne, car la plupart des messages infectés viennent de personnes que vous connaissez : ils ont été contaminés et envoient, par inadvertance, le virus à tous leurs amis.

Déclinez votre identité

Il se peut que vous n’ayez pas le choix de votre adresse électronique, mais vous pouvez aider les gens à mieux comprendre qui vous êtes avec un bon fichier signature (la plupart des logiciels de messagerie permettent d’en créer). Il s’agit d’un petit bloc texte qui se cale automatiquement à la fin du message. Il doit donner une idée de votre identité - nom complet, société, numéro de téléphone (si vous souhaitez que vos interlocuteurs l’aient), peut-être même un slogan ou une maxime (la mienne est : « Faites toujours de nouvelles erreurs ! »). Considérez cela comme votre carte de visite virtuelle, permettant aux gens de savoir qui leur écrit.

Gare à l’orthographe

Pourquoi ne pas paraître sous votre meilleur jour. Puisque Alice ne sait pas grand-chose de vous, elle va se forger une opinion à partir des informations que vous lui envoyez. Elle peut être indulgente si vous écrivez dans une langue qui n’est pas la vôtre, mais faites tout de même de votre mieux !

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